Heb jij nog grip op de reiskosten van je werknemers?

20 juli 2022

De tijd van de vaste reiskostenvergoeding is voorbij. Vanaf begin dit jaar mag je als werkgever alleen nog daadwerkelijk gemaakte reizen vergoeden. Nog steeds onbelast, zolang je maar niet méér betaalt dan de standaard kilometervergoeding. En mits je natuurlijk alle declaratieformulieren en bonnetjes keurig bewaart, zodat je kan aantonen dat jouw werknemer ook echt de reis naar kantoor heeft gemaakt. We begrijpen goed dat je door alle administratieve rompslomp het overzicht wat bent kwijtgeraakt. We zetten daarom alle voorwaarden en regels nog eens op een rij.

Zakelijk reizen tegen een vaste kilometervergoeding

Reizen met een eigen auto, scooter of fiets leent zich nog steeds voor een vaste kilometervergoeding, door jou als werkgever per vervoermiddel vast te stellen. Zolang deze niet méér dan de standaard kilometervergoeding van € 0,19 bedraagt, blijven deze kosten onbelast. Betaal je een hogere vergoeding, dan wordt dit gezien als inkomen en zal er door jouw werknemer belasting over betaald moeten worden. De vaste kilometervergoeding is voor werkgevers aftrekbaar voor de belasting.

Zakelijke kosten van het openbaar vervoer

Voor het openbaar vervoer gelden andere regels. Werkelijk gemaakte kosten kunnen door jou als werkgever helemaal worden vergoed en zijn volledig aftrekbaar voor de belasting. Vaak gebeurt het nog dat werknemers met declaratieformulieren en bonnetjes de kosten indienen. Doordat er al een keer btw over betaald is, kan je deze vervolgens niet meer van de belasting aftrekken.

Om een eindeloze stroom aan declaraties te voorkomen, kan je werknemers ook de mogelijkheid bieden met een ov-abonnement van en naar kantoor te reizen. Onbeperkt reizen en overzichtelijke kosten, maar daartegenover staat een beperkt aanbod met weinig flexibiliteit om je zakelijke reis op jouw persoonlijke behoefte af te stemmen. Ook hier geldt, wanneer de werknemer de kosten voor het abonnement voorschiet en daarna vergoed krijgt, zijn de reiskosten aftrekbaar, de btw niet. Handiger is het dan ook dat je als werkgever het ov-abonnement voor jouw werknemers vooraf zelf betaalt. Daarmee is het hele bedrag, dus inclusief btw aftrekbaar.

Zakelijke reiskosten zonder gedoe

Steeds populairder wordt het gebruik van de mobiliteitskaart. Werknemers hebben de vrijheid om zelf te bepalen met welke aangesloten manier van vervoer ze van en naar kantoor reizen, zonder dat ze zelf geld uit moeten geven of een hele administratie moeten bijhouden. En werkgevers krijgen aan het einde van elke maand één factuur met alle gemaakte reiskosten. Wel zo overzichtelijk. Aangezien je als werkgever deze kosten zelf betaalt, zijn ze volledig aftrekbaar, inclusief btw. 

Amaze gaat met haar mobiliteitsoplossing nog een paar stappen verder. Zo is is het vervoersaanbod van Amaze ten opzichte van de mobiliteitskaart nog groter. Aanbieders van scooters, deelfietsen en andere vormen van deelvervoer geven jouw werknemers nóg meer keus waarmee ze hun zakelijke reis volledig op hun persoonlijke behoefte kunnen afstemmen. Hiernaast is een bestaande mobiliteitskaart eenvoudig op Amaze aan te sluiten, waarmee je jouw werknemers een nóg completere mobiliteitsoplossing kan bieden. Door voor elk type vervoer meerdere vervoerders aan te sluiten, ontstaat met Amaze een vervoersnetwerk dat het woon-werkverkeer voor jouw werknemers flexibel, efficiënt en duurzaam maakt.

Het grote voordeel is dat je binnen één app direct ziet welk (deel)vervoer in jouw omgeving beschikbaar is, waarbij je het ook nog eens direct kunt boeken. Alle gemaakte reiskosten staan op één factuur, zodat je de gemaakte reiskosten altijd inzichtelijk hebt. Met de geïntegreerde budget functie kan je eenvoudig het budget per werknemer bepalen. Ideaal om de verdeling van het totale beschikbare mobiliteitsbudget binnen jouw organisatie te personaliseren en te optimaliseren.

Wil je meer weten over Amaze en hoe onze mobiliteitsoplossing ook voor jouw bedrijf kan werken?   

Nieuws

Wil je Amaze nieuws direct ontvangen in je inbox?

Door op inschrijven te klikken ontvang je af en toe e-mails van Amaze. Je kunt je altijd uitschrijven direct vanuit de e-mails die je ontvangt.